אחת המציאות של העולם הארגוני של ימינו היא שהסמכות ככלי להטלת החלטות פינתה את מקומה להשפעה העדינה יותר של המשא ומתן כדרך הפעולה העיקרית לביצוע הדברים. המציאות הפשוטה היא שבגלל האופי של ארגונים מורכבים או מגושמים, לא ניתן לקבל החלטות על ידי פיאט. המנדטים אינם יעילים בסביבות שטחי שטח עם אינטרסים וסדרי עדיפויות מתחרים. וזה נכון גם לגבי ארגונים קטנים יותר ויזמיים יותר. מנהיגים שמעריכים את נזילות תהליך החדשנות מבינים גם שמשא ומתן הוא חיוני עבורם בכדי לעמוד ביעדים שלהם ולמצות את הפוטנציאל שלהם. בשני הארגונים המגושמים ובמקביליהם הזריזים, על המנהיגים לשקול מתי ומתי לא לנהל משא ומתן.
על מובילי סדר היום לקחת בחשבון את ההנחיות הבאות בעת קבלת ההחלטה לנהל משא ומתן. ישנם מצבים שבהם ההחלטה לנהל משא ומתן אינה משימה:
1. כאשר הנושאים הם בעלי חשיבות קריטית. לפעמים יש נושא כל כך חשוב למנהיג, שהוא או היא 'יעשו הכל' כדי להשיג את זה. ש'הכל 'מתגשם על ידי משא ומתן - שבו ניתן להתפשר על מנת להשיג את התוצאה הרצויה.
שתיים. כאשר ל'יש את זה בדרך שלך 'יהיו השלכות שליליות. למנהיגים יש את היתרון מכיוון שהם יכולים לקבל החלטה מבצעת מבלי לדחוף את ההחלטה דרך תהליך מונע קונצנזוס מכביד. עם זאת, לעתים קרובות מצטערים על החלטה שהתקבלה בחיפזון. להחלטה המבצעת ההיא עשויות להיות השלכות לא מכוונות שייצרו יותר בעיות ממה שההחלטה המקורית נועדה לפתור.
3. כשיש מערכת יחסים ארוכת טווח. במערכת יחסים ארוכת טווח, מרבית ההחלטות הן תוצאה של משא ומתן. אם החלטות אינן מתקבלות במשא ומתן מוחלט, יש לקבלן בכוונה, וזאת תוך התחשבות באינטרסים של הצד השני. במערכת יחסים המתקיימת על ידי אמון ומחויבות, יהיה זה טיפשי לערער את הצד השני לקבלת רווח קטן. המשא ומתן מספק את השימון הקריטי ששומר על היחסים להתקדם.
ארבע. כשיש סיכוי שהמנהיג עלול לטעות. גם אם המנהיג יכול ללכת לבד, משא ומתן נותן למנהיג אפשרות לבדוק את חוזק הרעיונות או העמדה ואת ההזדמנות לבצע שינויים (רחוק מעיניהם של מבקרים פוטנציאליים).
נפלא כמו משא ומתן, לפעמים לֹא משא ומתן יכול להיות אסטרטגי ויתרון בדיוק כמו משא ומתן. ישנם מצבים מסוימים בהם גורם סדר יום עשוי לבחור שלא לנהל משא ומתן:
5. כשיש לחץ זמן . המשא ומתן לוקח זמן. אם צריך לקבל החלטה ואין זמן לאסוף את הצדדים שייגעו בההחלטה, לפעמים על המנהיג לנשום עמוק ולקבל את ההחלטה. אם ההחלטה אינה טעימה באופן אוניברסלי, יתכן ויהיה משא ומתן כלשהו לאחר שיפור המצב. למרות זאת, יש להכיר בחובת המנהיג לקבל החלטה - אפילו לא פופולרית.
6. כשאין בסיס משותף. אם לצדדים המעורבים אין אינטרסים מתכנסים, מנהיג רשאי לשאול בצדק מה מטרת המשא ומתן. זה אפילו לא הכרחי. יתכן שגם לא יהיה צורך במשא ומתן אם הצד השני הוא כל כוחו. אף על פי שהעיסוק בה עשוי להועיל לך ולעמיתיך, יתכן שלא ניתן יהיה למשא ומתן אם יש להם כוח מוחלט. במקרה זה הם לא יצטרכו לנהל איתך משא ומתן - הם יכולים לטפל בנושא בעצמם ולהשיג את כל היתרונות שבכך.
7. כאשר ההימור נמוך. לפעמים מנהיגים עשויים לבחור 'להיכנע' לדרישות הצד השני כאשר לא בהכרח אכפת להם מהתוצאה כזו או אחרת. בכך שהוא מאפשר לצד השני לקבל את מבוקשו, המנהיג מאותת שהוא או היא לא מעוניינים רק בבריאות היחסים הנוכחיים, אלא גם ברווחת הקשר. על פני השטח, נראה כי המנהיג כותר, אך במציאות הוא או היא סוללים את הדרך לעתיד. מילת אזהרה: את מה שהמנהיג רואה כמחווה חד פעמית של רצון טוב, הצד השני עשוי לראות תקדים.
8. כאשר המנהיג מעוניין לשולל את הצד השני. כאשר מנהיג מנהל משא ומתן, הוא מציין כי לצד השני יש משהו שהוא רוצה או זקוק לו. עם זאת, לפעמים פעולת ההכרה והבאת הצד השני לשולחן עשויה לספק להם את הקומה ואת היכולת הנובעת מכך לחבל במאמצי המנהיג בהמשך הדרך. כפי שצוין לעיל, אי ניהול משא ומתן הוא החלטה אסטרטגית, והתעלמות ממישהו יכולה להיות יעילה יותר מאשר לצעוק עליהם.
ישנם מצבים ספציפיים בהם מנהיג עשוי לבחור שלא לנהל משא ומתן. עם זאת, אם המנהיג מודאג מהנושא הנדון, מעוניין לטפח קשר חיובי לטווח הארוך, והחלופות לאי משא ומתן יקרות מדי, אז עדיף למנהיג לנהל משא ומתן. זכור כי משא ומתן עובד בצורה הטובה ביותר אם שני הצדדים מכירים בכך שלשני יש מה להציע שיעזור להם באופן קולקטיבי להשיג את יעדיהם.
