שיתוף משרות הוא אפשרות עבודה גמישה בה שניים או אולי יותר עובדים חולקים משרה אחת. לדוגמא, אדם אחד עשוי לעבוד בתפקיד מסוים בימים שני ושלישי, ואדם שני עשוי לתפוס את אותו תפקיד ביום חמישי ושישי. שני האנשים עשויים לעבוד ביום רביעי ולנצל את הזמן הזה כדי לעדכן אחד את השני על המצב הנוכחי של הפרויקטים השונים עליהם הם משתפים פעולה. מגוון סידורים נוספים אפשריים גם כן.
שיתוף משרות הוא אלטרנטיבה שנויה במחלוקת במקצת לעבודה מהבית, שעות עבודה גמישות, שבועות עבודה דחוסים והסדרים אחרים המשמשים עסקים בכדי להציע לעובדיהם גמישות רבה יותר מבחינת לוחות הזמנים ללא עליית עלויות ותוך שמירה על התפוקה. שיתוף משרות הוא אפשרות לעובדים המעוניינים לעבוד בשעות קצת יותר קצרות. במקרים רבים, תפקיד חלוקת עבודה מחייב את האנשים המעורבים להיות מוכנים לפנות אליהם במהלך שבוע העבודה גם בימים שאינם עובדים, כך שניתן יהיה לענות על שאלות והתיאום בין שני אנשים או יותר המשתתפים בתפקיד הוא מקסימאלי. .
על פי מאמר ב ניהול תוכניות הטבות המגזין, 'שיתוף המשרות הגיע לשיאו בשנת 2001 כאשר 26 אחוז מהחברות הציעו אותו כאופציית עבודה גמישה, על פי דו'ח שפורסם לאחרונה על ידי החברה לניהול משאבי אנוש. מספר החברות המאפשרות שיתוף עבודה ירד ל -17 אחוזים בשנת 2004, ועמד על 19 אחוזים בשנת 2005, כך דווח בסקר SHRM. '
שיתוף משרות מציע לעסקים קטנים הזדמנות להחזיק עובדים מוערכים אשר מתקרבים לפנסיה או מקימים משפחות וישקלו לעזוב אם לא היו זמינות אפשרויות גמישות יותר. שיתוף משרות יכול גם לסייע בביטול הצורך להכשיר עובדים חדשים אם עובד מוערך יעזוב את החברה. שיתוף משרות יכול להיראות מאיים בפני מנהלים, שעשויים לחשוש שזה עלול לגרום לבלבול, יותר ניירת ושלל טרדות אחרות. אם קיימת תוכנית נכונה וכל משתף תפקיד אחראי על תפקידיו, עם זאת, ניתן להימנע מבעיות אלה.
תכנון עמדת שיתוף עבודה
על מנת שתוכנית חלוקת עבודה תצליח, יש להקים תוכנית איתנה שתבטיח שהעבודה תיעשה כראוי. על המנהלים לשים לב היטב לאופן הפעולה של המערכת. תקשורת מוצקה בין שותפי העבודה להנהלה, כמו גם עובדים אחרים שאינם בתכנית חלוקת העבודה, הם חובה. כשנעשה כראוי, שיתוף עבודה יכול להוביל לרמת פריון גבוהה - אולי אפילו גבוהה יותר מהרמה שתרם עובד מסורתי יחיד.
השלב הראשון ביישום תוכנית חלוקת עבודה הוא להחליט האם ניתן לחלוק את התפקיד ואם יש מועמדים ככל הנראה איתם לשתף אותה. לרוב, מועמדים אלה כבר קיימים בחברה, אם כי ניתן לגייס משתפי עבודה פוטנציאליים מכוח העבודה החיצוני. המשרות הטובות ביותר שיש לקחת בחשבון לצורך שיתוף משרות, הן עם משימות אישיות מוגדרות בבירור. אלה מורכבים יותר נוטים להיכשל תחת סוג זה של הסדרים. מעל לכל, ההנהלה צריכה להיות מחויבת לתוכנית חלוקת העבודה, כמו גם העובדים שמשתתפים בה.
יש לטפל בכמה נושאים ספציפיים לפני פתיחת תוכנית חלוקת עבודה. אלו כוללים:
- הבהיר כיצד יחולק השכר לתפקיד בין משתפי התפקידים וכיצד יכוסו השעות.
- קביעת אופן חלוקת ימי החופשה והמחלה בין המשתתפים.
- קביעת חלוקה של הטבות תעסוקה המעניקות לשני הצדדים כיסוי מסוים אך אינה עולה לחברה כפליים מהעלות שתישא לעובד יחיד.
- גיהצו את הפרטים למי תהיה האחריות לאילו אלמנטים בעבודה.
- הגדירו כיצד יטופלו הערכת תעסוקה מראש, כך שחולקי המשרות יידעו כמה מההערכה שלהם תתבסס על תוצר העבודה של חולק העבודה האחר.
בגלל הצורך לעבוד מקרוב אחד עם השני, על משתפי העבודה לקבל יד להחליט עם מי הם רוצים לחלוק עבודה. על פי מחברי המאמר ניהול תוכניות הטבות, 'משתפי העבודה צריכים למצוא שותפים משלהם. על מחלוקת העבודה הפוטנציאלית, ולא על המעסיק, למצוא עמית לעבודה שרוצה לחלוק עבודה. ' הם מסבירים כי מעסיקים יצטרכו להיות מעורבים בהחלטה זו בכדי שיוכלו לוודא ששותפי העבודה נמצאים באותה רמת קריירה ותואמים. לבסוף, מצב חלוקת העבודה חייב להועיל לחברה כמו גם לעובדים המעורבים.
שיתוף משרות ועובדים
חשוב למצוא שותפים בתפקיד חלוקת עבודה שיש להם סגנונות עבודה, הרגלים, העדפות, תקני איכות וכישורי תקשורת תואמים ומתאימים היטב. פעמים רבות, זה יכול להיות יתרון אם העובדים יבחרו בשותפים משלהם בכדי להבטיח כי מתקיימים תנאים אלה. לרוב חשוב למעסיקים למצוא שותפים לחלוקת עבודה עם רמות מיומנות דומות, אך עדיין ישנם יתרונות אפשריים אם לא. לדוגמא, עובד מנוסה יותר יכול להכשיר עובד קדימה במצב חלוקת עבודה. כאשר זה קורה, המעסיק יכול לקצץ בזמן ובכסף שיידרש בדרך כלל להכשרת העובד החדש, תוך שהוא משלם להם משכורת נמוכה יותר מהעובד הוותיק בתקופה זו.
עובדים המשתתפים בשיתוף תפקידים מחלקים את אחריותם בכמה דרכים שונות. הם יכולים לחלוק את העבודה באופן שווה או להפריד אותה למשימות אישיות שמתאימות יותר לכל אדם. אם למשימה יש משימות שאינן קשורות, ניתן לחלק אותן גם. את שבוע העבודה ניתן לחלק לשניים ולחלוף משמרות כך שעובד אחד עובד שלושה ימים בשבוע ושניים לאחר מכן. עובדי חלוקת עבודה חייבים להיות מסוגלים לתאם את לוחות הזמנים שלהם כדי לוודא שמישהו תמיד נמצא בעבודה כאשר הם נדרשים להיות.
היתרונות של שיתוף בעבודה
נראה כי מי שמרוויח יותר מכל מחלוקת עבודה הוא העובד. סוג זה של הסדרים מאפשר לעובד לעבוד במשרה חלקית על מנת לבלות יותר זמן עם משפחותיהם, ללמוד בבית הספר או להמשיך אחר תחומי עניין אישיים אחרים. אמהות טריות מגלות שזו דרך להמשיך בקריירה שלהן תוך שלא להתמודד עם הלחץ והאשמה הנובעים מהכנסת ילדם למעון יום במשרה מלאה. עובדים בכירים מנוסים המעוניינים לצמצם מעט תוך המשך הקריירה נהנים גם משיתוף בעבודה, וכך גם עובדים המעוניינים להמשיך ביותר מהזדמנות קריירה אחת במקביל. בנוסף לעובדי חלוקת המשרות לעיתים קרובות מגלים שסידור מסוג זה מסייע להם לצמצם את הלחץ והשחיקה הקשורים לעבודה.
למרות אופיו המאיים לעתים קרובות והאפשרות לבלבול, ניתן לראות בשיתוף בעבודה גם יתרון ורצוי לבעלי עסקים ומנהלים קטנים. ראשית, קיימת התיאוריה הפשוטה לפיה שניים עובדים בודדים או יותר יכולים להביא מגוון גדול יותר של יכולות לתפקיד מאשר יכול עובד יחיד. במקרים מסוימים, שיתוף עבודה יכול להוביל גם לימי עבודה ממושכים ולכן לפרודוקטיביות רבה יותר מבלי לשלם לעובדים שעות נוספות. מעסיקים יכולים גם לבקש ממשתפי העבודה לעבוד יותר בתקופות עמוסות, ולכן מבטלים את הטרדות של הצורך לשכור ולהכשיר עובדים זמניים.
כיצד לשמור על עבודה משותפת הפועלת בצורה חלקה
עובדים שחולקים עבודה עומדים לרשותם ארסנל משאבים כדי לתקשר זה עם זה ולוודא שהעבודה מסתיימת. משאבים אלה כוללים הודעות דואר אלקטרוני, הודעות טלפון ופקס, רשימות רישום ויומני יומי.
ככל הנראה האינטרס של בעלי העסקים הקטנים לערוך ביקורות ביצועים של עובדים המעורבים בתוכנית חלוקת עבודה כדי להבטיח שהדברים מתנהלים בצורה חלקה. ביקורות אלה יכולות להיות הערכות אישיות של כל עובד או ללבוש צורת סקירת צוות. אם אדם אחד נושא את משקל הצוות והשני אינו עושה את חלקו ההוגן, מוטלת על ההנהלה להחליט אם זו רק בעיה מבודדת עם אותו צוות מסוים או שמא תוכנית חלוקת העבודה אינה מצליח לעסק שלהם.
אם מגיעה פגישה הרלוונטית לתפקיד, על העובדים וההנהלה להחליט אם שני העובדים צריכים להגיע או רק אחד. לעתים קרובות זה עוזר אם העובדים שמשתפים בעבודה שעובדים באותם ימים מסוגלים לחפוף את לוחות הזמנים שלהם כדי לקיים אינטראקציה ולשמור על דברים חלקים ככל האפשר.
ניתן לטפל בהטבות לעובדים המשתתפים בשיתוף עבודה במגוון דרכים שונות. ניתן להעניק הטבות מלאות או חלקיות לחלוקת העבודה בהתאם למצב הספציפי. יתרונות כגון ביטוח ותוכניות פנסיה קלים יותר למשא ומתן ולעתים קרובות הם מוערכים. ניתן לחסוך זמן חופשה, ימי מחלה ואפילו משכורת למשך הזמן שמקדיש כל עובד לתפקיד. כאמור לעיל, כל הצדדים צריכים להיות מוכרעים על ידי כל הצדדים ומוסכמים עליהם לפני יישום תוכנית חלוקת העבודה. מוצע מדריך או חוזה רשמי כדי לוודא שכל המעורבים מבינים את הנושאים הללו. בדרך כלל חלוקת עבודה גורמת לעלייה קלה בעלויות ההטבות, בעיקר בהטבות סטטוטוריות מכוסות כמו ביטוח לאומי ומיסי תעסוקה. בעלי עסקים קטנים חייבים להחליט אם הגידול המשוער בפריון מספיק כדי לקזז עלויות אלה. מכיוון שמשתפי העבודה עובדים פחות שעות אז עובדים טיפוסיים, לעיתים רחוקות שכר עבודה נוסף הוא סוגיה מסוג זה.
בִּיבּלִיוֹגְרָפִיָה
ארנדט, מייקל. 'המשפחה שמתהפכת ביחד' ¦ ' שבוע עסקים . 17 באפריל 2006.
הירשמן, קרולין. 'שתף ושיתוף זהה: שיתוף משרות יכול להגביר את הפרודוקטיביות ולעזור לשמור על עובדים חיוניים, אך הוא לא יכול לעבוד ביעילות ללא עזרת אנשי HR. HRM מגזין . ספטמבר 2005.
'שיתוף משרות: דרך אחת להחזיק עובדים מוערכים.' ניהול תוכניות הטבות . ינואר 2006.
