הערת העורך: בעל טור Inc.com אליסון גרין עונה על שאלות בנושאי מקום עבודה וניהול - הכל איך להתמודד עם בוס מיקרו-ניהול איך לדבר עם מישהו בצוות שלך על ריח גוף.
קורא כותב:
מה ההרגשה שלך בשימוש באמיילים (פרצופי סמיילי וכו ') במיילים מקצועיים? התגובה הראשונה שלי היא לא, הם ילדותיים מדי ולא מקצועיים, אבל אז אני מוצא את עצמי לפעמים רוצה להשתמש בהם כדי להוסיף קצת חיוב לדוא'ל, או לרכך שפה כלשהי, או להעביר מסר ידידותי. מכיוון שלעתים ניתן לקחת דוא'ל בצורה לא נכונה, אני מרגיש שלעתים יהיה קל יותר פשוט להוסיף רגשון לעומת לבלות זמן בניסיון לנסח משהו בצורה מושלמת כדי שהנמען יקבל את המשמעות שלי. אבל בדרך כלל אני עוצר את עצמי אלא אם כן אני מכיר את האדם די טוב או שהוא או היא השתמשו בו בדוא'ל אלי. מה מחשבותיך?
אליסון גרין מגיבה:
ברוב המשרדים הם בסדר גמור במתינות. אם אתה מקבל אימייל של סמיילי בודד בדוא'ל מקצועי של עמית, אתה מאוד לא סביר לחשוב, 'Eeeewww. פעם חשבתי שאתה קלאסי ומקצועי, אבל למעשה נראה שאתה צוף מתבגר. '
זה מניח, כמובן, שהאדם לא משתמש בחמישה מהם, או משתמש בהם בכל תקשורת, או מלווה אותם בהודעה שנכתבה בגופן ורוד או ב- Comic Sans, וכו '.
והרבה אנשים משתמשים בהם כמו שאתה מתאר - כדי להבטיח שהודעה לא נקראת בטון הלא נכון. כל עוד משתמשים בהם במשורה, הם יכולים להיות דרך מהירה להעביר את 'זה נועד בחום' כאשר המסר בדרך כלל מסתכן בקריאה כקר או קריטי. כמובן, זה צריך להיות מסר שבו זה הגיוני - אינך יכול לשלוח דיאטרייב על העבודה הנוראה שעמיתך לעבודה בפרויקט ולשים פרצוף סמיילי בסוף, כאילו זה קסם יהפוך את הודעה נחמדה יותר.
כמובן, כמו בכל דבר, אתה רוצה להיות מודע לתרבות המשרד שלך; אם אתה נמצא במקום עבודה שבו רק סמלי הבעה אינם נעשים, אתה עלול להיתקל ברפרוף או לא מקצועי אם אתה משתמש בהם. ואתה לא צריך להשתמש בהם במיילים של חיפוש עבודה או בהקשרים פורמליים במיוחד - לא רק שהם מרגישים לא במקום שם, אלא שאתה צריך להשקיע מספיק זמן ומחשבה בנוסח ההודעות שאתה לא צריך פנים מחייכות לקצרנות בכל מקרה. ואם כן, זה כנראה סימן שאתה צריך לשכתב את המסר כך שהטון יהיה חד משמעי ללא עזרת סמלי הבעה.
רוצה להגיש שאלה משלך? שלח אותו אל alison@askamanager.org .
