בתיבת הדואר הנכנס שלי יש כרגע 93 דוא'ל, 15 מהם לא נקראו. כמה יש לך?
במהלך השנים האחרונות, תיבת דואר נכנס אפס עלתה כטכניקה פופולרית לניהול זמן. פותח על ידי מרלין מאן, תיבת דואר נכנס אפס תומכת בשמירה על ריק תיבת הדואר האלקטרוני שלך בכל עת. תומכיהם של תיבת דואר נכנס אפס, מתרברבים שהם עדיפים על כולנו. מכיוון שהם מסוגלים לשמור על תיבת דואר נכנס ריקה, הם השיגו מוח מסולסל ויכולים להתמקד טוב יותר בדברים החשובים.
זה משגע אותי. תיבת דואר נכנס אפס היא בזבוז זמן מוחלט. אני רואה את עצמי מומחה בקומץ דברים בלבד בעולם הזה, וניהול זמן הוא אחד מהם. בעל תיבת דואר נכנס עדכנית ומינימלית הוא אכן בעל ערך, אך לוודא שתיבת הדואר הנכנס שלי אפס מדי יום היא בזבזנית ומסיחה את הדעת.
להלן חמש טכניקות לניהול זמן שהייתי בוחר מעל תיבת דואר נכנס אפס בכל יום בשבוע:
1. בומרנג
בומרנג הוא סיומת של Gmail. זהו הכלי היחיד הטוב ביותר לניהול זמן שגיליתי בקריירה המקצועית שלי. אם אתה ממתין לתשובה מדוא'ל שאתה שולח, אתה יכול לבחור שדוא'ל זה יופיע בחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס שלך במועד ובשעה מאוחרים יותר לבחירתך, אם לא קיבלת תשובה עד אז. ניתן גם להרכיב אימייל בכל שעה ביום ולשלוח אותו במועד מאוחר יותר. לעתים קרובות אכתוב הודעות דוא'ל בשעה 23:00 או 6 בבוקר, ואשתמש בבומרנג כדי להעביר אותן לשעות העבודה כדי לא להפריע לחברי לקבוצה.
2. טרלו
Trello הוא כלי לניהול משימות בחינם, הזמין באינטרנט ובמובייל. Trello מאפשר לך לתעדף משימות וליצור רשימות שונות. אתה יכול לקבל רשימת 'לעשות היום', רשימת 'קריאות לבצע' ועוד. האפשרויות הן אינסופיות.
אתה יכול אפילו להעביר כל דוא'ל לטרלו. בתוך לוח טרלו, לחץ על 'הצג תפריט', ואז על 'עוד' ואז על 'הגדרות דוא'ל ללוח'. תמצא כתובת דוא'ל ייחודית. העבירו כל אימייל לכתובת אימייל זו והם יתווספו ללוח הטרלו שלכם.
זה מאוד שימושי לכל אותם מיילים שהם למעשה פריטי 'מטלות', ואינם בהכרח רגישים לזמן, אך אליהם תרצו להתייחס בשלב מסוים.
3. מסננים דוא'ל ומבטלים את הרישום
שני אלה משרתים את אותה מטרה - דלג על תיבת הדואר הנכנס. ביטול הרישום לרשימות הדוא'ל לוקח זמן, אך זה חוסך זמן אדיר ושווה את ההשקעה. להודעות דוא'ל שתרצו לקבל אך אינכם צריכים לקרוא, כמו קופונים לחנויות המועדפות עליכם ורשימות תפוצה, הגדרו מסנן דוא'ל כדי לדלג על תיבת הדואר הנכנס שלכם וללכת ישר לתווית דוא'ל.
יש לי תווית בשם 'הנחות ומבצעים'. בדרך זו, בכל פעם שאני מחפש הנחה, אני פשוט נכנס לתיקייה הזו ורואה מה זמין.
4. רשימת שלוש הראשונות
קריאת הודעות דוא'ל כשהן מגיעות היא שרירותית ותגובתית לחלוטין - ההפך מתעדוף ויזום.
במקום להיות אזוקים לדוא'ל שלך כל היום, הכין רשימה כל בוקר עם שלושת העסקים המובילים ושלוש המשימות האישיות המובילות שאתה מסיים לבצע עד סוף היום. אני שומר את שלוש הרשימות המובילות שלי בטרלו. נייר עובד גם הוא, כמו כל מקום אחר שתבחר לשמור על הרשימה. המשימות צריכות להיות קטנות מספיק כדי להשלים אותן.
אם תצטרך לכתוב ביקורת על ביצועים והיא אמורה להיערך בעוד שבוע, שלוש המשימה המובילה עשויה להיות להקדיש לה 30 דקות היום.
5. כבה את כל ההתראות בדוא'ל
אתה יודע מי אתה - אם אינך יכול לנהל שיחה מבלי לבדוק את הטלפון או לצפות, הבטח לי שתקח 10 דקות היום ותבטל את ההודעות.
אני מאמין שצריכות להיות אפס התראות במחשבים ניידים ורק הודעות טקסט בטלפונים. כל הזמן לפתוח דוא'ל רק כדי להשיב מיד או להוציא אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך, גם אם אתה מתכוון להשתמש בבומרנג כדי לדחות אותו עד יום אחר, דורש החלפת משימות ללא הפסקה.
מחקרים הוכיחו כי ריבוי משימות אינו יעיל, ואלו מאיתנו שיכולים להתמקד במשימה אחת נמצאים ביתרון עצום. אם אינך יכול להביא את עצמך לכבות את כל ההודעות, כבה ככל שתוכל.
6. פשוט תגיד לא
ולבסוף, אם כל השאר נכשלים, פשוט אמור לא. זה מיתוס שעליך לטפל בכל הבקשות.
אל תהיה גס רוח ואנשי רפאים, אך אם יש לך משימה שפשוט אף פעם לא נראית חשובה מספיק לעשות השבוע, אמור לאדם שאתה פשוט לא יכול לעזור להם. לחלופין, בדוק דרך לעזור להם שאורכת חמש דקות או פחות מזמנך. ואם אתה מכיר מישהו אחר שעשוי להעריך את ההזדמנות לבצע את המשימה, בדוק אם אתה יכול לשתף פעולה ולערב אחרים לקחת על עצמם את העבודה.
