תיבת הדואר האלקטרוני של מרלין מאן מלאה בבלאגן. זה מביך בשבילו להודות. הוא הבחור שהמציא את הרעיון של אפס דואר נכנס.
מאן הוא גורו פרודוקטיביות שהשיק את האתר 43folders.com בשנת 2004. עד מהרה החל להטיף לבשורה של אפס תיבת דואר במאמרים באתרו. הניו יורקר תיארה אותה כ'מערכת ניהול דואר אלקטרוני מהפכנית '. מאן נתן שיחה טכנית של גוגל בתיבת הדואר הנכנס אפס. זה תפס כמו מאש.
השגת אפס של תיבת הדואר הנכנס הפכה למבוקשת עד כדי כך שהאפליקציה הפופולרית ביותר של תיבת הדואר תכננה את כל אסטרטגיית המוצר שלה סביב הכניסה לאפס של תיבת הדואר הנכנס. כשהגעת לשם, קיבלת הודעה מפוארת 'הכל סיימת' על תמונה יפה. התמונה הייתה משתנה בכל פעם ומשחקת את החוויה. (Dropbox רכשה את תיבת הדואר וסגרה אותה בשנת 2016).
אבל מאן אומר שאנחנו עושים את זה לא נכון. בראיון עם בריטניה קווית , הוא מסביר כיצד פספסנו את הנקודה בנושא אפס בתיבת הדואר הנכנס - ומה עלינו לעשות במקום.
הפסק להתייחס לאפס של תיבת הדואר הנכנס כאמצעי למטרה.
מה בדיוק כל כך שימושי בהשגת אפס של תיבת הדואר הנכנס? יכול להיות שתוכל לומר שעשית את זה. זה מרגיש טוב. עם זאת, בגלל היקף הדוא'ל שאנו מקבלים בימינו, אולי זה כבר לא מטרה ראויה להערצה.
כאשר מאן חשף לראשונה את הרעיון של תיבת דואר נכנס אפס, היה לו תיבת דואר נכנס אחת. כיום יש לנו עוד עשרות שיכולים להיחשב לתיבות דואר נכנס.
דוא'ל עבודה
דוא'ל אישי
DMs בטוויטר
מסנג'ר של פייסבוק
מכשירי DM אינסטגרם
רָפוּי
הודעות טקסט
סיפר מאן קווית עליכם לנתח כיצד אתם מבלים את זמנכם בתיבות דואר נכנס שונות. אם תשומת הלב שלך כל כך מתפשטת בגלל שאתה מגיב להודעות מכל המקומות האלה כל הזמן, אין זה מפתיע שאתה מרגיש לחוץ.
שיהיה לך חסד עם עצמך. קבל שאתה לא יכול לעשות את כל זה. תשכחו מלהגיב לכל הודעה אחת. לתת לחלק מהדברים הפחות חשובים להתעכב ייתן לך קצת שקט.
אבל, זה לא תירוץ פשוט לבטל את הסכמתך ולהפסיק לענות לכל דבר. חוקרי מיקרוסופט מצאו שהתעלמות מדוא'ל היא סימן מובהק למנהל גרוע. אתה עדיין צריך להישאר בראש פריטי העדיפות בתיבת הדואר הנכנס שלך. עליכם להחליט מהן סדרי העדיפויות הללו.
היזהר מגישת הלוח הנקי.
שנה חדשה, עשור חדש. מדוע לא ללכת על האופציה הגרעינית וללחוץ על מחק על הכל? נגב את הצפחה והתחל טרי.
זה רעיון נורא, אומר מאן. במקום זאת, זהה אזורי מיקוד מרכזיים. אולי אתה יכול ללחוץ על מחק בסוג מסוים של דוא'ל - כגון הודעות או פרסומי מכירות.
אבל שמור את הדברים החשובים. התחל לגבש אסטרטגיה כדי לבדוק את מה שחשוב ומה לא. ישנן שיטות שונות למזעור הזמן המושקע בדוא'ל. מאן מציע להקדיש זמן שלוש פעמים ביום כדי להתעדכן בתיבת הדואר הנכנס שלך. יש מומחים לפרודוקטיביות שממליצים לא לבדוק דוא'ל דבר ראשון בבוקר כדי שתוכלו להתמקד במשימות עבודה עמוקות במקום.
אסטרטגיות אלה עשויות שלא לפעול עבור כל האנשים, במיוחד עבור אלה שמשרותיהם דורשות תשובות מהירות להודעות דוא'ל. אם יש לך גמישות מסוימת סביב דוא'ל, הנה כמה גישות:
מחק את אפליקציית הדוא'ל מהטלפון שלך כשאתה בחופשה. אל תיבהל. קל להוריד את האפליקציה שוב כשחזרת לרשת.
אם עליכם לשלוח דוא'ל בסופי שבוע או בשעות מוזרות כדי להתעדכן, קבעו אותם להגיע בשעות העבודה. זה חשוב במיוחד אם אתה בתפקיד מנהיגות כדי שתוביל לדוגמא ולא תנציח תרבות תמיד. אם אתה שולח דוא'ל בכל סופי השבוע, הדוחות הישירים שלך ירגישו שהם צריכים גם כן.
כבה את ההודעות - דוא'ל ואחרת - כך שלא תסיח את דעתך כל הזמן באמצעות פינגים דחופים אך לא בהכרח חשובים.
